Rapat Terkait Keberadaan Arsip Keuangan (SPJ, SP2D
Selasa, 26 Nopember 2019 bertempat di Ruang Rapat BKD Kabupaten Buleleng, berlangsung rapat terkait keberadaan arsip keuangan (SPJ, SP2D) Dimana untuk menindaklanjuti Peraturan Bupati Buleleng No. 55 th 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Hasil Pengawasan Kearsipan oleh Tim Pengawasan Kearsipan Kabupaten Buleleng.
Rapat dipimpin oleh Sekretaris BKD didampingi oleh Sekretaris dinas Arsip Daerah Kabupaten Buleleng dan dihadiri unsur dari inspektorat, bagian hukum serta kasubag keuangan di lingkup OPD Kabupaten Buleleng.
Pembahasan yang pertama adalah penyamaan persepsi terkait pemusnahan arsip keuangan tindasan (bukan asli) setelah inaktif (5 tahun keatas) yang ada di BKD yang berasal dari seluruh OPD.
Dimohon kepada seluruh OPD agar melakukan pengecekan kembali terhadap arsip keuangannya dari tahun 2007 sampai tahun 2014 yang berada di record centre masing-masing.
Dipastikan apakah arsip keuangan yang asli masih ada dan tersimpan dengan baik di masing-masing OPD. Jika tidak, maka arsip tindasan OPD yang ada di BKD akan dikembalikan lagi untuk disimpan/dikelola oleh OPD terkait. Sebelum dilaksanakan pemusnahan, OPD agar membuat surat pernyataan bahwa arsip keuangannya tersebut bisa dimusnahkan.
Pembahasan yang kedua, terkait arsip setelah inaktif yg bisa dititip di dinas arsip yaitu arsip penting (boleh dimusnahkan) dan arsip permanen (arsip sejarah dan arsip perkara, tidak boleh dimusnahkan).
Pembahasan ketiga, terkait arsip keuangan setelah inaktif yang diprogramkan untuk pemusnahan. Prosedurnya adalah, OPD bersurat terlebih dahulu ke dinas arsip, kemudian menyusun SK tim/panitia penilai arsip dan tim pemusnahan arsip, yang terdiri dari Bupati, Sekda, kepala OPD, Sekretaris dengan anggota dari inspektorat dan bagian hukum (jika arsip di bawah 10 tahun). Jika diatas 10 tahun menunggu SK ANRI. Nantinya tim tersebut yang akan menilai arsip mana yang layak/tidak untuk dimusnahkan. Setelah masuk ke dalam daftar usul dan daftar arsip musnah, lanjut dibuatkan berita acara pemusnahan.
